ファイル管理のベスト プラクティス

CAD マネージャは、膨大な数の CAD 図面やモデル、関連ファイルを常に追跡管理することに頭を悩ませています。ファイルが適切に管理されていないと、間違った場所に保管された可能性のあるファイルを探すために時間が浪費され、ドキュメントの紛失や上書きといった事態や、未完成のモデルがリリースされて終了段階で重大な問題が発生するといった事態が引き起こされてしまう可能性があります。製品データは設計プロセス全体を通して発展と修正を繰り返すため、製品データ管理 (PDM) や製品ライフサイクル管理 (PLM) などの一部の管理システムの目的は、関連するすべてのメンバーが正しいデータの現行バージョンにアクセスできるようにし、一方では同時並行で、最初から最後まで製品の変更と発展を追跡管理することです。このことは、設計チームの規模の拡大と地理的な分散化が進み、コラボレーション設計プロセスに加わるメンバーが増加したため、より大きな問題となっています。統制を維持しながら製品データへのアクセスを管理するためのベスト プラクティスを確立することが、エラーや重複作業を最小化する上で大いに役立ちます。チーム間のコラボレーションを可能にし、変更管理や、規制順守のための監査証跡の管理、同一製品に属するさまざまなファイル間の関係性の管理、そして製品データの機密性とアクセス性の提供を行うためには、一部の管理システムが必要不可欠です。鍵となる機能は、ドキュメントの一元管理、全文検索、チェックイン / チェックアウト、バージョン管理、監査証跡、ファイルの関係性の管理、そしてワークフロー自動化です。複雑な状況を管理する上で参考となるベスト プラクティスを、いくつかご紹介します。PDM、PLM システムの導入 : 当然のことのように思われるかもしれませんが、PDM や PLM のソリューションは、製品データの管理に大いに役立ちます。組み込みの自動化機能によって、変更管理、アクセスと機密性の管理、コラボレーションの促進、監査証跡の作成、ファイルの関係性の管理などが可能になります。管理プロセスの確立 : 自動化ソリューションを使用していない場合は、これも必要不可欠です。管理プロセスによって、すべての従業員が一貫性のある方法でモデルや図面への変更をチェックし、修正を加えることができるようになります。すべてのモデルと図面を 1 カ所に保管 : PDM システムを利用していない場合は、共有ネットワーク ドライブが適しています。製品構造の適切な追跡システムを構築する上で不可欠です。ファイルに変更を加える場合は、共有ネットワーク上のモデルを直接編集するのではなく、まず元のファイルをローカルにコピーします。これにより、リリースされたドキュメントがデータ管理プロセスを介さず、予期せず更新される事態を防ぐことができます。モデルや図面への変更が承認された場合は、共有ネットワークに移動し、リリースされたデータを指定する参照をすべて更新します。一貫したファイルの命名方法と変更管理基準の維持 : 管理ソリューションを一切利用していない場合は、このことも重要です。複数の部品が同じ名前を持つ場合、それぞれのファイルに一意の名前を付け、プロジェクト名と顧客番号を接頭辞または接尾辞として使用し、混乱を避けます。ファイル名のリビジョンを使用しない : 多数の部品から成るアセンブリの場合は、部品のファイル名のリビジョン レベルを変更すると、外部参照 (コンテキスト、ミラー、ベース部品など) によって混乱が生じてしまいます。上記のベスト プラクティスの多くはデータ管理の問題を解決する上では一時しのぎの解決策にしかなりませんが、実際には、PLM ソフトウェア ソリューションを導入している企業の方は、これらのベスト プラクティスがシステムの機能の中核を成し、データ管理の問題を解決できる効果的な解決策を提供していることに気付くでしょう。効果的なデータ管理によって、ユーザーはすばやいファイル検索、変更管理、効率的な設計データの再利用、複数の場所にまたがる共同作業、ワークフローと承認の自動化、ファイルの複雑な関係性の管理、監査証跡の管理、業界標準の順守を行えるようになります。このすべてが生産性とコラボレーションの向上、品質の向上、全体的な業績の向上、プロセスの合理化を通して企業の競争優位性と収益性を高め、全体的な業績の向上をもたらします。

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