CAD 予算編成のベスト プラクティス

綿密な CAD 予算を組むことが、CAD 管理プランには欠かせません。CAD マネージャの最も気に入る仕事ではないかもしれませんが、現実的で有効な予算を組むことは、ユーザーが作業に必要なツールを使えるようにする唯一の方法です。現実的かつ綿密に、時間をかけて見積もりを出すことが大切です。辛抱強くニーズを分析し、次年度に部門が必要とするものをすべて明らかにします。この作業には数週間を要する場合もありますが、予算の不足は大きな問題となり、自分の管理能力に関してユーザーと上司の両方から信頼を失う引き金となる可能性があります。CAD の予算プランは状況によってさまざまですが、以下で効果的な予算を組む際に役立つベスト プラクティスをいくつかご紹介します。積極的に上司とのコミュニケーションを図る : これは非常に重要です。予算の見積もりに関わる問題 (旧式のハードウェアやトレーニングの必要性など) についての最新情報を常に上司と共有し、企業全体に影響を及ぼす将来の変化 (合併、買収、好不況の見通しなど) のすべてを確実に察知することが、予算の見積もりを大きく左右します。生産性の向上とコストの節約を強調する : 上司に対しては、担当部門に仕入れたいハードウェアやソフトウェアがあると不満をこぼすのではなく、そうした仕入れによって期待できる生産性の向上とコストの節約を強調します。このことは昨今の経済不況下では特に重要です。あらゆる要素を念頭に置く : CAD マネージャは大きな予算項目ばかりに目を向ける傾向がありますが、年間を通すと消耗品 (インク カートリッジ、紙、メモリ スティック、トナー、バックアップ媒体など) も大きな金額を計上することを念頭に置くことが大切です。他にも研修費や新しいソフトウェアおよびハードウェア、年間ソフトウェア サブスクリプション、ハードウェア ライセンス、CAD 管理コストなども考慮します。すべてを文書化する予算に関する必要事項のリストを作成したら、スプレッドシートにすべてを書き留め、コストと数量の関連文書 (見積書、以前の発注署、領収書など) を集めて予算のドキュメンテーション フォルダーにまとめます。予算のドキュメントをチームのメンバーに確認してもらう : 完璧な人間はいません。1 人以上の担当に予算案を確認してもらうことで、不安を取り除き、不注意で重要事項の抜けがあった場合でもそれに気付くことができます。後になって予算の不備が見つかるよりは、上司に提出する前に予算案を改良する方が良いでしょう。適切なフォーマットを確認する : 多くの企業は、提出用の予算フォーマットや予算の標準スプレッドシートを定めています。定められたフォーマットで予算を提出することで、上司に好意的に受け入れられる可能性が高まります。早めに取り組む : 大急ぎで予算案を作成しても決してうまくいきません。年末から翌年の予算案に取りかかるのでは遅過ぎます。綿密な CAD 予算の策定にはごく詳細な点が非常に重要なので、時間をかけてプランニングとドキュメントの準備を進めることが不可欠です。優れた予算のドキュメントは、プランニング、微調整、確認が数週間かけて行われます。画像提供 : RambergMediaImages

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